Обязательство о неразглашении персональных данных: кто подписывает + образец 2026
Обязательство о неразглашении персональных данных — это документ, который подписывают работники, допущенные к обработке чужих персональных данных: кадровики, бухгалтеры, HR, системные администраторы, менеджеры с доступом к базе клиентов. Им работник подтверждает, что не будет разглашать и использовать не по назначению данные коллег и клиентов, которые стали ему известны по работе. Документ обязателен как часть режима конфиденциальности по 152-ФЗ, и его отсутствие Роскомнадзор отмечает при проверке. Ниже — кто и когда его подписывает, что включить и готовый образец, который можно скачать и адаптировать.
Содержание
Что это за документ и кто его подписывает
Обязательство о неразглашении персональных данных (встречаются также названия «соглашение о неразглашении персональных данных», «обязательство о неразглашении информации, содержащей персональные данные») — это письменный документ, которым работник берёт на себя обязанность хранить в тайне персональные данные, доступ к которым он получает при исполнении трудовых функций, и не передавать их третьим лицам без законного основания.
Подписывают его не все подряд, а только сотрудники, допущенные к обработке персональных данных других людей — коллег и клиентов. На практике это кадровая служба, бухгалтерия, отдел персонала, IT-специалисты с доступом к системам, руководители и менеджеры, работающие с базой клиентов. Рядовому работнику, который не обрабатывает чужие данные, такое обязательство подписывать не нужно.
Документ обязателен не сам по себе, а как часть обязательного по закону режима конфиденциальности: операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать и не распространять их без согласия субъекта (ст. 7 152-ФЗ). Обязательство о неразглашении — стандартный способ зафиксировать эту обязанность за конкретным работником и одновременно выполнить требование ограничить доступ к данным только уполномоченными лицами. Форму и бланк работодатель утверждает сам (обычно как приложение к Положению об обработке ПДн работников).
Что включить в обязательство
Рабочий состав документа:
Данные работникаФИО, должность, подразделение — кто именно даёт обязательство.
Сами обязательстваНе разглашать и не передавать данные третьим лицам; использовать только для должностных обязанностей; соблюдать порядок обработки и меры защиты; не создавать условий для несанкционированного доступа; сообщать о попытках получить данные.
Срок действияВ течение всей работы и после увольнения — пока данные сохраняют конфиденциальность.
Предупреждение об ответственностиОтметка, что работник осведомлён о дисциплинарной, административной и уголовной ответственности за разглашение.
Подпись и датаЛичная подпись работника и дата — без них документ не работает.
Проверьте внешнюю часть комплаенса
Внутренние документы — половина дела. Сканер ScanBase проверит сайт: есть ли публичная политика обработки ПДн, реквизиты оператора и запись в реестре РКН. Бесплатно, меньше минуты.
Как оформить и сколько действует
Обязательство берут до того, как работник получит доступ к чужим персональным данным — при приёме на должность, связанную с обработкой, или при расширении доступа. Удобно оформлять вместе с ознакомлением с Положением об обработке ПДн.
Подписанное обязательство хранится у работодателя (как правило, в личном деле работника) в течение срока работы и установленного срока хранения кадровых документов.
Обязанность не разглашать данные сохраняется и после прекращения трудового договора — пока эти данные остаются конфиденциальными. Увольнение не снимает ответственности за разглашение, полученное по работе.
Частые ошибки
Подписывают со всех работников подряд
Обязательство нужно только с тех, кто реально допущен к обработке чужих персональных данных. С остальных оно избыточно; зато всех без исключения знакомят под подпись с Положением.
Обязательство заменяет согласие или Положение
Это разные документы. Обязательство — про конфиденциальность со стороны работника; Положение описывает порядок обработки, а согласие берётся с субъекта данных. Нужны все по своему назначению.
«Уволился — обязательство больше не действует»
Обязанность не разглашать данные сохраняется и после увольнения. Бывший работник, раскрывший данные, полученные по работе, отвечает так же, как действующий.
По теме
Частые вопросы
Только работники, допущенные к обработке чужих персональных данных: кадры, бухгалтерия, HR, IT с доступом к системам, менеджеры с доступом к базе клиентов. Рядовым сотрудникам, не обрабатывающим чужие данные, оно не нужно.
Да, как часть обязательного режима конфиденциальности: лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать их без согласия субъекта (ст. 7 152-ФЗ). Обязательство фиксирует эту обязанность за конкретным работником; его отсутствие отмечают при проверке.
Данные работника (ФИО, должность), перечень обязательств (не разглашать, использовать только по работе, соблюдать меры защиты, сообщать о попытках доступа), срок действия (в том числе после увольнения), предупреждение об ответственности, подпись и дату.
Да. Обязанность не разглашать персональные данные, полученные по работе, сохраняется и после прекращения трудового договора — пока данные остаются конфиденциальными. Увольнение не снимает ответственности.
Обязательство — про конфиденциальность со стороны работника, допущенного к данным. Положение описывает порядок обработки в организации. Согласие берётся с субъекта данных на обработку. Это три разных документа, каждый по своему назначению.