Согласие на обработку персональных данных работника: образец 2026
Сразу важное: большинство данных сотрудника работодатель обрабатывает без согласия — на основании Трудового кодекса. Отдельное согласие нужно только на то, что выходит за рамки кадрового учёта: публикацию фото на сайте, передачу данных третьим лицам, получение сведений у третьих лиц. Именно такой образец — ниже, по правилам 2026 года, отдельным документом.
Пример заполненного согласия работника (на цель сверх кадрового учёта) — отдельным документом по правилам 2026 года. Пустой бланк в .docx можно скачать выше.
Когда согласие работника нужно, а когда нет
Это главная развилка, на которой чаще всего ошибаются: берут у сотрудника «согласие на всё» при приёме на работу (трудоустройстве), хотя для большинства процессов на работе оно не требуется и даже вредно — работник может его отозвать, а обрабатывать данные вы обязаны по закону.
| Что делаете с данными | Нужно согласие? | Основание |
|---|---|---|
| Кадровый учёт, трудовой договор, личное дело | Нет | Трудовой кодекс (ст. 86–88) |
| Зарплата, налоги, взносы, отчётность в фонды | Нет | Налоговое законодательство, закон о бухучёте |
| Передача данных третьим лицам (ДМС, негосударственные сервисы) | Да | ст. 88 ТК + ст. 9 152-ФЗ |
| Получение сведений о работнике у третьих лиц | Да | ст. 86 ТК |
| Публикация фото и ФИО сотрудника на сайте | Да, отдельным согласием на распространение | ст. 10.1 152-ФЗ |
| Пропускные и биометрические системы | Да, письменно | ст. 11 152-ФЗ |
Готовый образец
Текстовый каркас согласия на цели сверх кадрового учёта — например, на размещение фото сотрудника на сайте. Подставьте свои данные, цель и перечень сведений.
Я, ФИО, должность должность, паспорт серия, №, кем и когда выдан, даю согласие наименование работодателя, ИНН, адрес на обработку моих персональных данных.
Цель: размещение фотографии, ФИО и должности на корпоративном сайте / передача данных в …. Перечень: ФИО, должность, фотография, иные — указать.
Действия: сбор, хранение, использование, публикация, передача кому, уничтожение. Срок: на период трудовых отношений и 1 год после. Отзыв: письменным заявлением в отдел кадров.
Соберите документы для сайта компании
Генератор ScanBase просканирует сайт, увидит, какие данные собирают ваши формы обратной связи и вакансий, и выдаст готовый комплект — согласие, политику, cookie, уведомление РКН — заполненными под вашу компанию, а не шаблон на доработку.
Что должно быть в согласии работника
Если в согласии нет обязательных сведений, при проверке оно считается отсутствующим. Состав задан ч. 4 ст. 9 152-ФЗ — пройдитесь по списку.
Проверено: 0/7
- ✓ФИО, адрес и паспортные данные работника
- ✓Наименование, адрес и ИНН работодателя-оператора
- ✓Конкретная цель обработки (а не «в целях деятельности организации»)
- ✓Исчерпывающий перечень персональных данных
- ✓Перечень действий и способы обработки; если данные передаются — кому и зачем
- ✓Срок действия согласия и способ его отзыва
- ✓Дата и личная подпись работника (или простая ЭП при кадровом ЭДО)
Почему это стоит проверить
Ошибки с согласиями видны снаружи — по формам на сайте компании и документам рядом с ними. Мы в ScanBase сканируем сайты по 152-ФЗ и видим масштаб проблемы.
Мы просканировали 600+ сайтов по проверкам 152-ФЗ. Чаще всего данные принимают формы обратной связи и вакансий — а согласие под ними оформлено неверно или отсутствует:
69%
собирают данные без корректного согласия
51%
без cookie-баннера на сайте
36%
без реквизитов оператора ПДн
Чем грозит нарушение
- Обработка данных без корректного согласия, когда оно обязательно (передача третьим лицам, публикация) — ч. 2 ст. 13.11 КоАП: для юрлица до 700 000 рублей, при повторном нарушении — больше.
- Согласие «на всё» при приёме — не защита, а риск: работник его отзовёт, а обрабатывать данные вы всё равно обязаны по ТК. Правильнее основание — закон, а согласием закрывать только то, что сверху.
- Дефектное согласие приравнивается к отсутствующему — без обязательных сведений оно не защищает.
По теме
Частые вопросы
Для кадрового учёта, зарплаты, налогов и отчётности — нет: основанием служит Трудовой кодекс и закон. Согласие нужно отдельно на то, что выходит за эти рамки: передачу данных третьим лицам, получение сведений у третьих лиц, публикацию фото на сайте.
Отдельным документом (не пунктом в трудовом договоре), с реквизитами работника и работодателя, конкретной целью, перечнем данных, перечнем действий, сроком и способом отзыва и подписью сотрудника — состав по ч. 4 ст. 9 152-ФЗ.
По правилам с 1 сентября 2025 года: отдельно от трудового договора и других документов, с конкретной целью. Ранее полученные согласия переоформлять не нужно, но новые формы должны соответствовать.
Дать сотруднику на подпись отдельный документ — при приёме или когда появляется цель сверх кадрового учёта (например, публикация фото). Хранить подписанные согласия отдельно; при кадровом ЭДО допускается простая электронная подпись.
Срок привязывают к цели и указывают в самом согласии — часто это период работы и ещё несколько лет после увольнения (например, «на период трудовых отношений и 3 года после»). После отзыва или истечения срока согласие прекращает действие.
Проверьте сайт компании на соответствие 152-ФЗ
Сканер ScanBase посмотрит формы обратной связи и вакансий, cookie, трекеры и документы — и покажет, где согласие отсутствует или оформлено с нарушениями. По каждому — статья закона и штраф. Меньше минуты.