Персональные данные работников: что это, как обрабатывать и какие документы нужны работодателю
Любой работодатель — от ИП с одним сотрудником до крупной компании — обрабатывает персональные данные работников и обязан делать это по правилам 152-ФЗ и главы 14 Трудового кодекса. При этом для большинства кадровых задач отдельное согласие работника не нужно: основанием служат сами трудовые отношения и требования закона. Согласие требуется только для того, что выходит за эти рамки. Ниже — что относится к данным работника, на каком основании их можно обрабатывать, какой пакет документов обязан иметь работодатель, как хранить и передавать данные и что грозит за нарушения.
Содержание
Что относится к персональным данным работника
Это любая информация, относящаяся к конкретному работнику и необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. На практике это:
- ФИО, дата и место рождения, адрес, контакты;
- паспортные данные, СНИЛС, ИНН;
- сведения об образовании, квалификации, трудовом стаже, прежних местах работы;
- семейное положение, сведения о составе семьи (для льгот и гарантий);
- размер зарплаты, реквизиты счёта, данные о доходах и удержаниях;
- данные воинского учёта, сведения о медосмотрах и состоянии здоровья;
- фотография; биометрия (отпечаток, распознавание лица в системе доступа) — специальные и биометрические категории.
Нужно ли согласие работника
Самый частый вопрос — и здесь кроется главная ошибка. Для обязательных кадровых целей (оформление трудового договора, начисление зарплаты, налоги и взносы, воинский учёт, отчётность в госорганы) согласие работника не требуется: основанием служат трудовые отношения и прямые требования закона. Брать согласие «на всё подряд» не нужно и даже неверно.
Согласие работника нужно только тогда, когда обработка выходит за рамки обязательных целей, например:
- размещение фотографии и данных работника на сайте, в соцсетях, на доске почёта;
- передача данных третьим лицам, когда это не предусмотрено законом (например, партнёру для программы лояльности);
- обработка данных для целей, не связанных напрямую с трудовой функцией.
Как правильно оформить такое согласие и где взять бланк — в разборе согласия работника на обработку персональных данных с образцом.
Какие документы нужны работодателю
Минимальный пакет, который проверяют в первую очередь:
Положение об обработке персональных данных работниковГлавный локальный акт: как в организации собирают, хранят, используют и уничтожают данные работников, кто имеет доступ. Работник знакомится с ним под подпись. Что включить + образец.
Согласие работника — на цели вне обязательныхОтдельное согласие на то, что не покрыто трудовыми отношениями (фото на сайт, передача партнёрам). Образец согласия работника.
Обязательство о неразглашенииПодписывают работники, допущенные к обработке чужих персональных данных (кадровик, бухгалтер, HR), — чтобы они не разглашали данные коллег и клиентов. Образец обязательства.
ПриказыПриказ об утверждении Положения и приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных.
Уведомление в РоскомнадзорОбработка данных работников — уже повод подать уведомление. Как подать уведомление в РКН.
Проверьте, что у компании с персональными данными
Сканер ScanBase проверит сайт работодателя: есть ли политика обработки ПДн, указаны ли реквизиты оператора, числится ли компания в реестре РКН и что грузится на страницах. Это внешняя половина комплаенса — быстрый способ увидеть пробелы. Бесплатно, меньше минуты.
Передача данных работников третьим лицам
Передавать данные работника без его согласия можно только там, где это прямо предусмотрено законом: отчётность в Социальный фонд и налоговую, перечисление зарплаты через банк, предоставление сведений по официальному запросу суда или правоохранительных органов. Во всех остальных случаях (аутсорсинг, партнёры, маркетинг) нужно либо законное основание, либо согласие работника. При любой передаче работодатель обязан предупредить получателя, что данные можно использовать только в заявленных целях (ст. 88 ТК РФ).
Сроки хранения и увольнение
Срок хранения данных работника не произвольный: он определяется целью обработки и Перечнем типовых управленческих архивных документов со сроками хранения (Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019). Кадровые документы хранятся долго, служебные — заметно меньше. Ориентиры по основным документам:
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Трудовой договор, личная карточка, личное дело | 50 лет (делопроизводство окончено после 01.01.2003) / 75 лет (до 01.01.2003) |
| Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение) | 50 / 75 лет |
| Лицевые счёта, документы о зарплате | 50 / 75 лет |
| Невостребованная трудовая книжка | 50 / 75 лет |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет (50/75 при вредных/опасных условиях) |
| График отпусков | 3 года |
| Согласие на обработку ПДн | 3 года со дня истечения срока действия согласия либо его отзыва |
Для документов с 50/75-летним сроком отсчёт идёт не от создания, а от окончания делопроизводства по документу (как правило — от увольнения работника): 50 лет, если делопроизводство окончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. После увольнения кадровые документы продолжают храниться по этим срокам — уволить работника не значит удалить его данные. А вот то, что собиралось на согласии для необязательных целей (например, фото на сайте) и больше не нужно, по достижении цели или при отзыве согласия подлежит уничтожению — это оформляют актом. Держать данные бывших работников «на всякий случай» бессрочно нельзя: это нарушение принципа ограничения срока обработки.
Права работника и ответственность работодателя
Работник остаётся субъектом персональных данных и сохраняет все права: получить информацию о своих данных и их копии, потребовать исправить неточности, обжаловать действия работодателя. Подробно — в материале о правах субъекта персональных данных.
За нарушения — обработку без основания, отсутствие документов, утечку данных работников — работодатель отвечает по ст. 13.11 КоАП. Актуальные составы и суммы — в разборе штрафов за персональные данные.
Мифы о персональных данных работников
«Пусть работник подпишет согласие — и тогда можно всё»
Нет. Для обязательных кадровых целей согласие вообще не основание — работает закон. А согласие на «всё подряд» юридически слабое: оно должно быть конкретным, под определённую цель. Лишнее согласие не прикрывает обработку без цели.
«У нас нет сайта и клиентов — значит, ПДн мы не обрабатываем»
Обрабатываете: как только появился хотя бы один работник, вы оператор персональных данных. Это уже повод иметь документы и подать уведомление в Роскомнадзор.
«Данные уволенных храним вечно, на всякий случай»
Нельзя. Хранение ограничено целью и установленными сроками. То, что больше не нужно и не держится на законном требовании, нужно уничтожить, а не копить бессрочно.
«Передать данные работника в банк или партнёру — без вопросов»
В банк для зарплаты — да, это предусмотрено законом. А партнёру или на аутсорсинг — только при законном основании или с согласия работника, с предупреждением получателя о целях (ст. 88 ТК).
По теме
Частые вопросы
ФИО, дата рождения, адрес и контакты, паспорт, СНИЛС, ИНН, сведения об образовании и стаже, о составе семьи, размер зарплаты и реквизиты счёта, данные воинского учёта, медосмотров и здоровья, фото. Данные о здоровье и биометрия — специальные категории с более строгим режимом.
Для обязательных кадровых целей (трудовой договор, зарплата, налоги, отчётность, воинский учёт) — не нужно, основанием служат трудовые отношения и закон. Согласие требуется для того, что выходит за эти рамки: фото на сайт, передача партнёрам, цели вне трудовой функции.
Положение об обработке ПДн работников, согласия на цели вне обязательных, обязательство о неразглашении для допущенных к данным сотрудников, приказы (об утверждении положения и о назначении ответственного) и уведомление в Роскомнадзор.
Без согласия — только там, где это предусмотрено законом (Социальный фонд, налоговая, банк для зарплаты, официальные запросы). В остальных случаях нужно законное основание или согласие работника, а получателя предупреждают о целях использования (ст. 88 ТК).
По срокам из Перечня Росархива (Приказ № 236 от 20.12.2019): трудовой договор, личная карточка, личное дело, приказы по личному составу и документы о зарплате — 50 лет (если делопроизводство окончено после 01.01.2003) или 75 лет (если раньше); табели — 5 лет, графики отпусков — 3 года. Данные, собранные на согласии для необязательных целей, по достижении цели или отзыве уничтожают актом. Хранить бессрочно «на всякий случай» нельзя.
Сначала — запрос работодателю. При отказе или молчании — жалоба в Роскомнадзор, а также обращение в суд или прокуратуру. Подробнее о механизме — в материале о правах субъекта персональных данных.